Особенности регистрации поступающих и отправляемых документов в организации

1.

Выпускная квалификационная работа
на тему: «Особенности регистрации
поступающих и отправляемых
документов в организации »
Выполнила:
студентка группы Ск 3-17
Гареева Гузель Галимдаровна
Руководитель: Захарова Айгуль Халимулловна

2.

Научный аппарат исследования
Тема исследования: Особенности регистрации поступающих и отправляемых документов в
организации.
Цель исследования: изучить и проанализировать особенности регистрации поступающих и
отправляемых документов в организации.
Объект исследования: документационное обеспечение деятельности организации.
Предмет исследования: особенности регистрации поступающих и отправляемых документов в
организации.
Задачи исследования:
1.
Изучить и проанализировать литературу, нормативные правовые и методические документы по
теме исследования.
2.
Рассмотреть
особенности
организации
документационного
обеспечения
деятельности
организации, в том числе особенности регистрации поступающих и отправляемых документов в
организации.
3.
Оформить документы по теме.
Методы исследования:
1) теоретические (экспертный анализ, синтез, индукция, дедукция);
2) эмпирические (метод документоведческого исследования, метод проектирования документов, метод
изучения документов организации).

3.

§1. Документационное обеспечение
деятельности организации

4.

Документационное
обеспечение деятельности
организации осуществляет
деятельность, обеспечивающую
документирование,
документооборот, оперативное
хранение и использование
документов.
Основной целью
документационного обеспечения
деятельности организации является
организация, руководство,
координация, контроль и
реализация работ по
документационному
обеспечению

5.

Основная нормативно-правовая
база
1. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной цифровой
подписи».
2.
3.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации".
Федеральный закон от 8.06.2006 № 153-ФЗ «О персональных данных».
4.
Федеральный закон от 2.05.2004 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации».
5.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации».
6.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИБИД. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов.
7. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения.

6.

7.

Виды документопотоков
Исходящий документопоток – официальный документ, отправляемый
из учреждения.
Входящий документопоток – это документ, поступивший в учреждение.
Внутренний документопоток – это официальный
выходящий за пределы подготовившей его организации.
документ,
не

8.

§2. Регистрация поступающих и
отправляемых документов

9.

10.

Цель регистрации – придание документу юридической силы,
подтверждение факта получения или отправки документа, обеспечение
его учета, контроля и поиска.
Поступившие документы регистрируются в день поступления,
создаваемые – в день подписания или утверждения либо на следующий
рабочий день.
Регистрация документов производится в зависимости от названия вида
документа, автора и содержания в пределах групп документов. Отдельно
регистрируются документы, поступившие из вышестоящей организации,
служебная переписка, обращения граждан.

11.

12.

Входящие,
исходящие
документы
регистрируются
отдельно.
Регистрационный номер входящего и отправляемого документа
состоит из порядкового номера, который исходя из информационных
потребностей организации может дополняться буквенным или цифровым
индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре
дел,
кодом
документа
по
классификатору
корреспондентов,
исполнителей и др.

13.

Подлежащие регистрации документы должны быть перечислены в
инструкции по делопроизводству организации с указанием места их
регистрации.
Общие
документов:
требования
к
оформлению
журналов
регистрации
1. Твердая обложка (для соблюдения сроков хранения).
2. Клеевой переплет (во избежание добавления или удаления листов в
журнале).
3. Сквозная нумерация листов журнала.
4. Прошивка журнала.
5. Наличие заверительной записи (с указанием названия журнала,
количества прошитых, пронумерованных листов (цифрами и прописью),
должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации
и даты оформления журнала).

14.

15.

Регистрация в электронном виде
Регистрация в электронном виде наиболее оперативный и удобный
вид регистрации, так как позволяет вести поиск по любому реквизиту
документа.
Форма электронной регистрационной карточки, как правило,
содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и
дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции),
данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации,
регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся
путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод
информации
не
только
ускоряет
процедуру
заполнения
регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать
опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже
сделать невозможным автоматизированный поиск информации о
документе.

16.

17.

§3. Регистрация документов в
журналах

18.

На основе изучения регистрации поступающих и отправляемых
документов в организации был разработан пакет документов:
1. Телефонограмма.
2. Журнал регистрации телефонограмм.
3. Письмо.
4. Журнал регистрации исходящих документов.

19.

Телефонограмма

20.

Журнал регистрации
телефонограмм (обложка)

21.

Журнал регистрации
телефонограмм

22.

23.

Письмо

24.

Журнал регистрации исходящих
документов (обложка)

25.

Журнал регистрации исходящих
документов

26.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!