Правила электронной деловой переписки

1.

ПРАВИЛА ЭЛЕКТРОННОЙ ДЕЛОВОЙ
ПЕРЕПИСКИ
ЦЕНТР РУССКОГО ЯЗЫКА
2021г.

2.

29.07.2021
2
СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ЭЛЕКТРОННОГО
ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
✔ Отсутствие реквизитов (названия компанииадресата, должности получателя письма, исходящего
номера)
✔ Автоматические настройки (дата и время,
подпись отправителя)
✔ Объем ≤ 150 - 180 слов

3.

29.07.2021
3
«Золотое» правило электронной переписки
Для решения каждого вопроса –
отдельное письмо!

4.

4
ПРАВИЛА ПЕРЕПИСКИ
АДРЕС ОТПРАВИТЕЛЯ
В
разных
организациях
каждому
сотруднику
присваивается корпоративная почта. Именно с этой
почты необходимо вести деловую переписку по рабочим
вопросам.
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]
[email protected]

5.

5
ТЕМА ПИСЬМА
✔ точно отражает содержание письма
✔ длина ≤ 7- 8 слов
✔ позволяет быстро сообщить адресату о содержащейся в
письме информации
✔ облегчает в дальнейшем поиск письма среди других
✔ обеспечивает быструю обратную связь
✔ не позволяет письму попасть в спам
Олимпиада по русскому языку
Контракт № 254
Уточнение содержания договора о..
Математика
Проблема
От Петрова

6.

6
ПРИВЕТСТВИЕ
Вопрос: Удачны ли приветствия?
Добрый день!
Здравствуйте!

7.

7
ПРИВЕТСТВИЕ
Имя человека — самый сладостный и самый
важный для него звук на любом языке.
Д. Карнеги
Здравствуйте, Петр Иванович!
Ирина Ивановна, добрый день!
Здравствуйте!
Доброго времени суток!
Здравствуйте, Иванов Петр Сергеевич!

8.

8
ПРИВЕТСТВИЕ
Вопрос: Какое приветствие более
неформальное?
1) Ирина, здравствуйте!
2) Здравствуйте, Ирина!

9.

9
ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА
✔ Вставляйте гиперссылки
✔ Проверьте, чтобы ссылка была активной
✔ Вложения должны иметь корректные названия
✔ Архивируйте вложения, если их много (*zip или *rar)
Контакты студентов бакалавриата здесь .
https://yandex.ru/video/preview/?filmId=13429072934764751921&reqid=1603798998902766395977407979702356600101-man25712&suggest_reqid=378549114155014242698077309454397&text=%D0%B2%D0%B8%D0%B
4%D0%B5%D0%BE+%D0%BE+%D1%80%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8+%D0
%B4%D0%BB%D1%8F+%D0%B4%D0%BE%D1%88%D0%BA%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D
0%BD%D0%B8%D0%BA%D0%BE%D0%B2

10.

10
ЯЗЫКОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
✔Официально-деловой стиль изложения
✔Неуместны сокращения, используемые в
мессенджерах
✔Смайлики не рекомендуются
Пожалуйста
Спасибо
Нормально
пжлст
спс
норм
☺
))))

11.

СМЫСЛОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
11
- Абзацное членение!
- Использование жирного шрифта
- Использование подчеркиваний
Светлана, очень трудно объединить этих слушателей в одну группу, так как они из
разных институтов (разные интересы), у всех разное расписание и разный уровень
(есть наши выпускники бакалаврита). Я предложил создать две группы - занятия по
вторникам 14.30 и четвергам 14.30. Во вторник - магистранты ИНМиН (после ПО), к
которым могут присоединиться магистранты ЭкоТех. В четверг - магистранты ГИ
с очень разным уровнем русского языка. Занятия в группах ИТКН и ЭУПП после
18.00, куда присоединить магистрантов этих институтов? Алексей.

12.

СМЫСЛОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
12

13.

«Смысловой треугольник» - образец
13
Тема: Формы отчетности
Уважаемые коллеги!
Высылаю формы отчетности в виде таблицы, из которой
можно построить любые диаграммы.
Из всех видов представления информации на ученом совете
выделила три. Предлагаю брать информацию за два года для
сравнения.
Жду замечаний и предложений, чтобы доработать формы
отчетности в соответствии со спецификой кафедр.

14.

14
Окончание письма
✔Автоматическая настройка подписи
✔Имя-отчество полностью
✔С уважением, с наилучшими пожеланиями, желаю
удачи…
С уважением, Татьяна Ивановна Петрова
С наилучшими пожеланиями,
Сергей Николаевич Ветров
менеджер отдела закупок ООО «Ирис»
8 (495) 222-22-22
С уважением, Т.И. Петрова

15.

15
Окончание письма
Заранее благодарю!
Заранее спасибо!
Надеюсь на понимание!
P.S.

16.

ЛАЙФХАК 1
16
ОТМЕНА ОТПРАВКИ
Если, отправив письмо, вы поняли, что допустили ошибку,
написали что-то лишнее или не тому адресату,
воспользуйтесь опцией, которая позволяет в первые секунды
отменить отправку.

17.

ЛАЙФХАК 2
17
ЗАПЛАНИРОВАННАЯ ОТПРАВКА
Зафиксируйте желаемые дату и время отправки.
Например, вы написали письмо в ночь с субботы на воскресенье,
но в выходные дни отправлять деловые письма не очень уместно.
Настройте отправку на понедельник, 9.00.

18.

ЛАЙФХАК 3
18
СОХРАНЕНИЕ ИСТОРИИ ПЕРЕПИСКИ
.
Переписка по электронной почте часто происходит в форме серии
писем на одну и ту же тему и ответов на них.
Чтобы было легче ориентироваться в информации, сохраняйте
историю переписки.

19.

ЛАЙФХАК 4
19
ИСПОЛЬЗУЙТЕ ОПЦИЮ «ОТВЕТИТЬ ВСЕМ»
.
Электронные ресурсы позволяют в одном письме общаться с
несколькими адресатами. Если вы пишете в ответе информацию,
предназначенную для всех участников переписки, нужно
использовать опцию «ответить всем».

20.

ЛАЙФХАК 5
20
НАСТРОЙКА АВТОСООБЩЕНИЯ
.
Если вы не можете поддерживать связь с коллегами и партнерами
во время отпуска, используйте автосообщение. Например:
Здравствуйте! Ваше письмо получено. В настоящий момент я
нахожусь в отпуске (в командировке…). Смогу ответить после
10-го января. С уважением, Игорь Смирнов

21.

Спрашивали? Отвечаем!
21
Нужно ли отправлять вашим адресатам
короткие письма, содержащие одно слово?
Если написать в письме одно слово «спасибо», то мы
нагрузим человека лишней работой: придётся увидеть письмо в
ящике, открыть, закрыть, удалить. Вместо благодарности
получается лишняя работа.
(Людмила Сарычева «Новые правила деловой переписки»)
Если отправитель письма ожидает от вас каких-либо действий по
его запросу, не будет нарушением этикета послать короткое
письмо со словами «получил(а)» или «принято». Отправитель
письма будет уверен, что его письмо прочитано.

22.

22
Спрашивали? Отвечаем!
Каковы оптимальные сроки ответа на
электронное деловое письмо?
Единого мнения нет.
✔ Стандартное время до 24 часов (по мнению Глеба
Архангельского)
✔ По факту сегодня время комфортного ожидания ответа
сократилось до 2—3 часов

23.

23
Спрашивали? Отвечаем!
А как быть, если, прочитав письмо, вы
понимаете, что не можете дать на него
полноценный ответ в течение суток?
Тогда по правилам хорошего тона уведомьте отправителя о
получении вами письма и примерных сроках ответа на него.
Здравствуйте, Сергей Васильевич! Ваше письмо получила.
Отвечу в ближайшие дни.

24.

24
6 индикаторов делового имиджа в
электронном письме
1. Время ответа на письмо
2. Грамотное заполнение поле «Тема»
3. Персональное обращение
4. Выражение признательности за обращение в компанию /
обращение к Вам (по ситуации)
5. Позитивное завершение письма
6. Подпись и блок контактной информации
+ 7. Написание местоимения «Вы» с заглавной буквы (при
обращении к одному человеку)

25.

Спасибо за внимание!