3.41M

Category:

law

Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації. Тема 4

1.

Ділові папери як засіб
писемної професійної
комунікації

У законі України “Про інформацію” йдеться про те, що
документування інформації є обов’язковою умовою включення інформації
до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється в
порядку, встановленому органами державної влади, відповідальними за
організацію діловодства та стандартизацію документів.
У статті 27 Закону України “Про інформацію”
сказано, що «документ» - це передбачена
законом матеріальна форма одержання, зберігання,
використання і поширення інформації на папері,
магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або
на іншому носієві”.

3.

Система документації – це сукупність (спільність) певних документів,
взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери,
діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).
Єдина державна система діловодства – це науково впорядкований
комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які
регламентують процеси діловодства.
Основним нормативно-методичним документом,
що визначає і встановлює єдиний порядок складання,
оформлення документів і роботи з ними в організаціях,
установах, закладах є Інструкція з діловодства,
розроблена на основі державних стандартів
на уніфіковані системи документації.

4.

Класифікація документації
За найменуванням: автобіографія, доручення, рапорт, контракт, заява, протокол,
довідка, характеристика, супровідний лист, пояснювальна записка, запрошення,
телеграма, звіт, акт тощо.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені
за допомогою друкарської або розмножувальної техніки;
графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів,
світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю.
фото- і кінодокументи– створені способами фотографування й кінематографії. На
них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко
чи неможливо;
фотодокументи – створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й
відтворюють звукову інформацію.

5.

За призначенням: організаційно-розпорядчі, щодо особового складу, кадровоконтрактні, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні
тощо.
За ступенем стандартизації: типові, трафаретні, індивідуальні.
За місцем укладання розрізняють такі документи:
внутрішні, що мають чинність лише всередині тієї структури, в якій їх складено;
зовнішні – це документи, які входять чи виходять за межі структури ( є
результатом спілкування структури з іншими організаціями, закладами тощо).
За напрямом:
вхідні, що надходять до установи, закладу, організації тощо;
вихідні, що адресовані за межі установи, організації.
За терміном виконання:
термінові – укладаються у строки, встановлені законом, відповідним правовим
актом, керівником, а також документи з позначкою “терміново”;
дуже термінові (надтермінові) – зі спеціальною позначкою строку;
нетермінові – це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги або в

6.

За гласністю документи є:
звичайні (загального користування);
для службового користування;
таємні;
цілком таємні;
конфіденційні тощо.
За юридичною силою розрізняють такі документи:
- справжні;
- підробні.
За стадією виготовлення розрізняють такі документи:
оригінал – перший або єдиний примірник офіційного документа. Він має підпис керівника установи і в
разі потреби завіряється штампом і печаткою;
копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка “Копія” вгорі
праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями чи установами у справах завжди залишають
потрібні для довідок копії. Такі копії звуть відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.
Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).
Якщо документ загублено, видається його другий примірник – дублікат. Юридично оригінал і
дублікат рівноцінні.

7.

За терміном зберігання розрізняють:
документи постійного зберігання;
документи тривалого зберігання (понад 10 років);
документи тимчасового зберігання (до 10 років).

8.

Документ складається з елементів, які називаються реквізитами.
Реквізит – це обов’язковий елемент оформлення офіційного документа.
Державний стандарт наводить 31 реквізит:
1 – Державний Герб України;
2–емблема організації;
3 – зображення нагород;
4 – код організації;
5 – код документа;
6 – назва міністерства чи відомства;
7 – назва підприємства (структури);
8 – назва структурного підрозділу;
9 – індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телетайпу, телефона,
рахунку в банку;
10 – назва виду документа;
11 – дата;
12 – індекс (вихідний номер документа);

9.

14 – місце складання чи видання;
15 – гриф обмеження доступу до документа;
16 – адресат;
17 – гриф затвердження;
18 – резолюція;
19 – заголовок до тексту;
20 – позначка про контроль;
21–текст;
22–позначка про наявність додатка;
23 – підпис;
24 - гриф погодження;
25 – візи;
26 – відбиток печатки;
27 – позначка про завірення копій;
28 – позначка про виконавця;
29–позначка про виконання документа та направлення його до справи;
30–позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 – позначка про надходження.

10.

Резолюція – це напис службової особи на документі, що являє
собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі
питань, інформацію про подальшу роботу з документами.
Розміщується в правому верхньому кутку на документі або на
окремому бланку формату А8. Це ніби маленький розпорядчий
документ, складений на одержаному документі.
Підпис – обов’язковий реквізит службового документа, що надає
йому юридичної сили. Посадова особа підписує документи в межах
її компетенції. Документи, що створюються в установах,
функціонують на правах єдиноначальності, їх підписує одна
посадова особа. На документах, що приймають колегіальні органи,
ставлять два підписи. Наприклад, рішення підписують голова і
секретар колегіального органу. Так підписують і протокол.

11.

Два і більше підписи ставлять на документах, за зміст яких
відповідає кілька осіб. Договір і контракт підписують сторони, які
домовляються.
Документи, що складає комісія, наприклад, акти, підписують всі її
члени.
Підписи на документі розміщують один під одним у
послідовності, що відповідає займаній посаді.
При підписанні документів колегіальних органів зазначають
обов’язки осіб, що підписали документ, а не їхні посади. Наприклад:
Голова зборів Л. К. Сергієнко
Секретар О.І. Коваль
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх
підписи розміщують на одному рівні. Наприклад:
Ректор ЧНУ
Ректор ЧДТУ
Р.М.Петренко
О.І.Величко

12.

На документах, що мають гриф обмеження доступу, вказують не
лише кількість примірників, але й адресу кожного. Наприклад:
Іванова Алла Дмитрівна
455-55-00
прим. №1 – на адресу:________
прим. №2 – до відділу №2
прим. №3 – до справи 04
Специфіка офіційно-ділового листування полягає в тому, що
незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому
безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом
документа майже завжди є організація в цілому.

13.

Стандартизація змушує автора не творити тексти, а
відтворювати їх за готовими зразками, укладати за певною
схемою. Крім того, високий рівень стандарту диктує не тільки
вибір мовних засобів, а й форму документа, взаєморозташування в
ньому частин, вибір шрифту тощо.

14.

Заява
Реквізити заяви:
1. Адресат.
З великої літери в давальному відмінку вказується,
кому адресована заява:
посада,
назва підрозділу, установи,
звання (якщо є), ім’я, прізвище посадової особи,
якій адресовано заяву.

15.

Заява
При цьому слід уникати однакових закінчень у назві посади
й прізвищі:
Ректорові … проф. Миколі Петренку
Ректору … проф. Ганні Петренко
Ректору … проф. Івану(ові) Полюзі (у Н.в. – Полюга І.)
Директорові … Миколі Добренку
Директору … Ганні Добренко
Завідувачеві … Леоніду(ові) Голубу
Завідувачу … Ганні Голуб
Начальникові … Івану Іванову
Начальнику … Ганні Івановій

16.

2. Адресант.
З малої літери в родовому відмінку вказується, від кого подається заява:
посада, ім’я, прізвище (повністю).
Прийменник від не вживається.
3. Назва документа.
4. Текст (з абзацу, з великої літери).
5. Дата.
Дата в документах зазначається двома способами:
- цифровим (01.10.2019)
- буквено-цифровим (01 жовтня 2019 р. або 01 жовтня 2019 року)
6. Підпис адресанта.

17.

Директорові
КЗО «СЗШ № 12» ДМР
Віктору Петрененку
учителя української мови
Олени Федіної
Зразок
простої заяви
Заява
Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати
на чотири календарні дні з 29 жовтня 2020 року (або з 29.10.2020) у зв’язку
з участю в міжнародній конференції (м. Київ).
Запрошення додаю.
15.10.2020

18.

Ректорові
КЗВО «ДАНО» ДОР
проф. Віктору Сиченку
доцента кафедри
соціально-гуманітарної
освіти
Олени Федіної
Зразок
простої заяви
Заява
Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати
на чотири календарні дні з 15 листопада 2020 року (або з 15.11.2020)
у зв’язку з сімейними обставинами.
27.10.2020
Завідувач кафедри
соціально-гуманітарної освіти
Іван Безена

19.

Ректорові
КЗВО «ДАНО» ДОР
проф. Віктору Сиченку
Ганни Іванівни Петренко,
1990 року народження,
яка мешкає за адресою:
Дніпропетровська обл.,
м. Дніпро, вул. Весняна,
буд. 1, кв. 2,
тел. 0671234567
Зразок
складної заяви
Заява
Прошу прийняти мене на роботу на посаду методиста з 15 листопада
2020 року (або з 15.11.2020).
До заяви додаю:
1) копію трудової книжки – на 6 арк. в 1 прим.;
2) копію диплома про вищу освіту;
3) копію паспорта;
4) медичну довідку.
27.10.2020

20.

Пояснювальна записка
Пояснювальна записка – це документ, у якому:
особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень
(укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного
підрозділу чи установи);
міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється
зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та
ін. плану, звіту, проекту тощо).
Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на
бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).
Реквізити особистої пояснювальної записки:
1. Адресат (посада, установа, ім’я, прізвище (повністю)).
2. Адресант (посада, установа, ім’я, прізвище (повністю)).
3. Назва документа.
4. Текст.
5. Дата.
6. Підпис адресанта.

21.

Директорові
ЗЗСО «СЗШ № 18» ДМР
Віктору Іванцю
учителя української мови
Ольги Іваненко
Пояснювальна
Я не з’явилася на заняття 13.01.2020 у зв’язку з проходженням
термінового медичного обстеження.
Довідку додаю.
13.01.2020

22.

Доповідна записка
Доповідна записка – це документ на ім’я керівної посадової особи зі
звітом про виконання певної роботи, завдань, доручення; може містити
висновки та пропозиції укладача, повідомлення про наявний факт, подію,
ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві,
ділянці тощо.
Реквізити:
1. Адресат: посада, назва установи або підрозділу, звання, ім’я,
прізвище (повністю) посадової особи, якій подається записка
(у давальному відмінку).
2. Адресант: посада, назва установи або підрозділу, ім’я, прізвище
(повністю) особи, яка подає записку (у родовому відмінку).
3. Назва документа.
4. Текст.
5. Дата укладання (цифрами).
6. Підпис укладача.

23.

Директорові
КЗО «СШ № 77» ДМР
Віктору Іваненку
учителя математики
Ірини Луценко
Доповідна
Доводжу до Вашого відома, що учні 8-Б класу 13.10.2020
у повному складі не з’явилися на заняття з математики (3 урок).
Прошу вжити заходів.
13.10.2020

24.

Характеристика
1. Назва (пишеться посередині рядка, трохи нижче верхнього поля, крапка після
неї не ставиться).
2. Заголовок (нижче, через рядок, праворуч (у стовпчик) пишеться: кому
надається
характеристика (де й ким працює або навчається); рядком нижче – прізвище, ім’я,
по батькові.
3. Текст характеристики (через рядок, з абзацу).
Текст характеристики повинен містити відомості:
• Як давно особа працює (вчиться) та яку посаду обіймає.
• Відомості про освіту.
• Ставлення до своїх обов’язків.
• Моральні якості.
• Відносини в колективі, у якому працює (навчається).
• Призначення характеристики (при потребі).
4. Дата написання (ліворуч під текстом).
5. Посади керівника установи та безпосереднього керівника (нижче, так само
ліворуч); підписи, які скріплюються печаткою.

25.

Характеристика
Шевченка Миколи Тарасовича,
2004 року народження,
випускника Криворізької СЗШ № 2
Шевченко Микола навчався в даній школі з 1 по 9 клас. Хлопець здібний, але значно старанності
в оволодінні знаннями не виявив. Більш схильний до вивчення гуманітарних дисциплін, та на уроках
працював несистематично. У вивченні точних наук відчував певні труднощі. За результатами навчання
показав середній рівень знань.
Школу відвідував постійно, пропусків уроків без поважних причин не було.
У правопорушеннях помічений не був, поводився чемно, дисциплінований.
Брав участь у позакласній роботі, особливу активність і цікавість виявив у заняттях спортом. Був
активним учасником спортивних змагань з футболу та тенісу. Із задоволенням відвідував комп’ютерний
гурток. Цікавиться технікою.
Хлопець спокійний, врівноважений, ввічливий. До вчителів ставився з повагою. Має багато друзів
серед однолітків. Працелюбний.
Стосунки в родині, в якій виховувався, нормальні. Батьки цікавилися навчанням сина.
Характеристика видана для подання за місцем вимоги.
01.11.2020
Класний керівник
Іван Семенов
Директор
Лариса Леоненко
Печатка установи

26.

Автобіографія
Автобіографія – це особистий документ, який містить власноручний
опис життя особи. Цей документ є обов’язковим елементом особової
справи працівника.
Обов’язкові елементи автобіографії:
1. Назва документа.
2. Текст у якому подається:
прізвище, ім’я та по батькові особи;
дата і місце народження. Якщо назва населеного пункту змінилася, то
треба вказувати ту назву, яка була на момент народження особи
і вказана у свідоцтві про народження, наприклад: ... народився в місті
Дніпродзержинську (нині Кам’янське).

27.

Далі у хронологічному порядку наводяться:
відомості про навчання з повним найменуванням навчальних закладів і
вказівкою на часові межі перебування в них та з відображенням назв
спеціальностей, що були отримані;
детальні відомості про трудову і громадську діяльність із наведенням
місць роботи та посад;
відомості про нагороди, стягнення, заохочення, а також про перебування
на військовій службі. Якщо назва закладу, де особа навчалася чи
працювала, змінилася, то треба вказувати ту назву, яку мав заклад на
момент перебування особи в ньому;
відомості про склад сім’ї (батько, мати, сестри, брати, чоловік, дружина,
діти). Для кожного члена сім’ї подається прізвище, ім’я та по батькові, рік
народження, посада, місце роботи чи навчання;
домашня адреса.
3. Дата написання.
4. Особистий підпис автора.

28.

Автобіографія
Я, Хмельницький Олег Васильович, народився 16 жовтня 2000 року
в м. Кривому Розі Дніпропетровської області.
З 2006 по 2017 рік навчався у загальноосвітній школі № 123 м. Кривого Рогу.
У 2017 році вступив до Криворізького державного педагогічного
університету ім. В. Винниченка на педагогічний факультет денної форми
навчання, де навчаюсь і зараз. Виконую обов’язки старости групи.
Склад сім’ї:
батько – Хмельницький Василь Михайлович, 1965 року народження, водій
АТП 32921 м. Кривого Рогу;
мати – Хмельницька Олена Петрівна, 1970 року народження, вихователь
дитячого садка № 112 м. Кривого Рогу;
брат – Хмельницький Іван Васильович, 2004 року народження, учень 9 класу
загальноосвітньої школи № 123 м. Кривого Рогу.
Домашня адреса: Дніпропетровська обл., м. Кривий Ріг, вул. Остапа Вишні,
буд. 12.
13 жовтня 2020 р.

29.

Типові помилки, які трапляються
в ділових паперах та спілкуванні
До серйозної вади текстів документів слід віднести невідповідність
формулювань літературним нормам української мови, засміченість
русизмами.
Замість активних дієприкметників та прикметникових форм на –уч(ий),
-юч(ий), функціонування яких в українській літературній мові обмежене,
потрібно використовувати:
а) описові конструкції з який або що:
проживающий по адресу – що (який) мешкає за адресою;
собирающий налоги – що (який) збирає податки;
влияющий на развитие – що (який) впливає на розвиток;

30.

б) віддієслівні іменники на -ач, -ник:
заведующий отделом – завідувач відділу;
командующий армией – командувач армії;
нападающий – нападник;
в) прикметники:
следующее решение – таке рішення;
следующий месяц – наступний місяць;
вышестоящая организация – вища організація;
текущий ремонт – поточний ремонт.

31.

2. Надмірне використання прийменника по в документах – поширена
помилка сучасного ділового мовлення. Вочевидь, вона спричинена
впливом російської мови, де цей прийменник дуже поширений. Щоб не
зловживати прийменником по в документах, потрібно пам’ятати про
такі російсько-українські паралелі:
- По
по приказу, по правилам, по схеме, по роману, по сведениям, по
указанию, по адресу (проживать), по призванию
За
за наказом, за правилами, за схе мою, за романом, за свідченнями, за
вказівкою, за адресою (мешкати), за покликанням

32.

- По
по случаю, по инициативе, по вопросам торговли, по уважительной
причине, исследования по маркетингу, лекции по праву, заместитель по
хозчасти
З
з нагоди, з ініціативи, з питань торгівлі, з поважної причини,
дослідження з маркетингу, лекції з права, заступник з госпчастини
- По
по заказу, по требованию, по просьбе, по адресу (прислать), по
предложению
На
на замовлення, на вимогу, на прохання, на адресу (надіслати), на
пропозицію

33.

- По
инспекция по делам несовершеннолетних, прийти по делу, по выходным,
по всем направлениям
У (в)
інспекція у справах неповнолітніх, прийти у справі, у вихідні, у всіх
напрямках
- По
меры по улучшению условий, курсы по изучению английского языка
Для (значення мети)
заходи для поліпшення умов праці, курси для вивчення англійської мови

34.

- По
по прибытии, по истечении вре мени, по получении
Після (значення часу)
після прибуття, після закінчення часу, після отримання
- По
по улице, по почте, по телефону, по объёму, младший по званию
Без прийменника
вулицею, поштою, обсягом, мо лодший званням

35.

- По
дежурный по району, по возможности, коллеги по работе, приказ по
институту
По
черговий по району, по можливості, колеги по роботі, наказ по
школі

36.

3. Надзвичайно широко використовується прийменник при, у більшості
випадків невиправдано. Доречним є його вживання у словосполученнях із
значенням “вказання на наявність чогось поряд, а також вказання на
службу десь”: залишити при штабі, проводити стажування при кафедрі
фінансів, бібліотека при заводі; “у присутності”: при свідках, при
сторонніх. Значення близькості до чогось може передаватися
словосполученнями з прийменниками при або біля, коло: коло (біля, при)
станції, коло (край) дороги (при дорозі).
Вказання на обставини, умови, за яких що-небудь відбувається,
позначається словосполученнями із різними прийменниками або
безприйменниковими конструкціями.

37.

при температуре 60оС – при температурі 60оС
при всякой погоде – за будь-якої погоди
при условии выполнения – за умови виконання
при одном воспоминании о … – від самої згадки про…
при этих словах – сказавши це
при исполнении служебных обязанностей – під час виконання
службових обов’язків
при подписании договора – під час підписання договору
при изучении – у процесі вивчення
при жизни – за життя