Семинар "Коммуникации в проекте"

1.

Региональный проектный офис
2022 год

2.

2

3.

1
Идея
2
Кодирование
3
Передача
4
Получение
5
Расшифровка
6
Принятие
7
Обратная
связь
8
Использование
информации
3

4.

ГОСТ Р ИСО 21500-2014 по проектному менеджменту
Планирование коммуникаций
Распространение информации
Управление коммуникациями
Планирование - это процесс выявления
информационных и коммуникационных
потребностей заинтересованных лиц проекта
Распространение информации –
это процесс предоставления необходимой
информации заинтересованным сторонам в
соответствии с планом коммуникаций,
а также при реагировании на неожиданно
возникающие запросы информации
Целью процесса управления
коммуникациями является удовлетворение
информационных потребностей
заинтересованных сторон проекта, а также
разрешение вопросов, касающихся
информационного взаимодействия в рамках
проекта
4

5.

Типы коммуникаций и коммуникационные технологии
в проектах
План коммуникаций и его структура
Исполнение и контроль плана коммуникаций
5

6.

6

7.

Электронная
почта
Совещание
Презентация
ВКС
Информационный
портал
Мессенджеры
Личная встреча
Телефонные
переговоры
Бумажный
документооборот
7

8.

Срочность передачи информации
Необходимо учитывать срочность, а также
частоту и формат передаваемой информации,
так как они могут различаться в разных
проектах и на разных стадиях жизненного
цикла проекта
Доступность технологии
Выбор коммуникаций должен предусматривать,
в первую очередь, удобство, доступность и
совместимость подключения участников
коммуникаций к общению
Секретность и конфиденциальность
информации при передаче
При выборе технологии коммуникаций
необходимо ориентироваться на содержание
информации: наличие прав доступа к
информации, упоминание в информации
персональных данных.
Степень владения
коммуникационными технологиями
Как участниками проекта, так и целевой
аудиторией проекта
Простота использования
Необходимо удостовериться в том, что
выбранные коммуникационные технологии
подходят участникам проекта и что при
необходимости запланированы
соответствующие обучающие мероприятия
Среда проекта
Длительность проекта
Важно рассчитать, чтобы выбранная
технология была актуальна на протяжении
всего жизненного цикла проекта, не менялась
Как внутренняя, так и внешняя среда проекта
могут влиять на выбор коммуникационных
технологий
8

9.

Коммуникации
реального времени
Общение происходит здесь и сейчас:
Коммуникации
с задержкой передачи
информации
Ответ не требуется давать прямо
сейчас либо вообще не требуется:
Коммуникации
по запросу
Используются при очень
большом объеме информации
или при большом количестве
пользователей.
Информация помещается в
хранилища, интрасети, базы
данных, учебные программы и
т. п., а заинтересованные
стороны обращаются к ней по
своему усмотрению
9

10.

Примеры технологий
Преимущества
использования
Недостатки
использования
- Совещания, встречи,
- Обмен информацией идет
- Возникает необходимость
пятиминутки.
оперативно, без задержек.
планировать доступность
- Телефония, IP-телефония,
- Появляется возможность
участников встреч.
спутниковая связь.
быстрого получения обратной
- Нужно учитывать возможность
- Аудиовизуальные технологии –
связи.
использования участниками
ВКС, групповые чаты, круглые
- Повышается возможность решить
определенных средств
столы.
срочные вопросы, не вошедшие в
коммуникации.
повестку.
- Возникает необходимость
- Можно видеть собеседника и
фиксировать договоренности и
отследить его реакцию, прочесть
доносить их до всех участников.
его невербальные сигналы.
10

11.

Примеры технологий
Преимущества
использования
Недостатки
использования
- Электронная почта.
- Есть возможность спокойно
- На подготовку письма или текста
- СМС-сообщения и голосовая
взвесить и обдумать и запрос, и
требуется бОльшее время, чем на
почта.
ответ на него.
дачу устного ответа.
- Текстовые мессенджеры.
- Выделено время на подготовку.
- Повышается вероятность иной
- Социальные сети.
- Есть возможность вернуться к
трактовки написанного тем, кто
- Доски объявлений и
записям, а также внести
будет читать подготовленный
информации.
изменения в свой ответ.
текст, возрастает вероятность
- Документация (например,
ошибок в коммуникации.
письма).
- Происходят задержки в принятии
- Корпоративные порталы.
решений и в получении обратной
- Виртуальные офисы.
связи.
11

12.

Какая передается информация?
Кому передается информация?
5К
Когда передается информацию?
Кто передает информацию?
Как передает информацию?
7К
Дополнительно можно включить вопросы:
Какое решение должно быть принято по каждой
коммуникации?
Какой документ, повестка или материал сформирован
в ходе коммуникации?
12

13.

Кому
передается
информация?
Определение
заинтересованных сторон
проекта
Как
Кто
Какая
передается
информация?
передает
информацию?
Понимание информационных
ожиданий заинтересованных
сторон
Определение ответственного
лица за подготовку и передачу
нужной информации
Когда
Какой
Какое
передается
информация?
передается
информация?
документ
формируется?
решение
принимается?
Понимание и выбор
коммуникационных
технологий
Понимание сроков,
когда информация
нужна
Понимание вида
формируемого
документа
Понимание
принимаемого решения
на основе полученной
информации
13

14.

№
п/п
Какая
информация
передается
Кому
Кто (указать
ФИО)
Как
Когда
Какой
документ
1
Информация об
актуализации
сводного плана
РПО
ответственный
за
актуализацию
сводного
плана (ФИО)
по
электронной
почте (либо
сообщение
об отсутствии
изменений в
чате)
ежемесячно на 7-ой
рабочий день (срок
установлен
согласно МР
регионального
уровня)
актуализирова
нный сводный
план в
соответствии
с
разработанно
й формой
по
электронной
почте или
бумажный
вариант
документа
не реже 1 раза в
месяц (или по
согласованию)
Главе
МО
Какое решение
о соответствии
представленной
информации логике
разработки сводного
плана
по усилению личного
контроля за
реализацией того или
иного мероприятия
Графы вводятся дополнительно
(метод 7К)
14