Ақпаратты өңдеу

1.

АҚПАРАТТЫ ӨҢДЕУ
Текстік редактордағы немесе электрондық таблицадағы ақпаратпен жұмыс
МҚБЖ-дағы жұмыстарынан көптеген айырмашылықтары бар. Текстік
редакторда даярланған құжатта сіздер таблицалық ақпаратты қосып, оны өңдей
аласыз. Ал электрондық таблицада құрылған құжат берілген бір есепті шешу
үшін арналған. Сондықтан оны басқа да бір есепке қолдану өте қиын.
Ақпаратпен жұмыс істеу кезінде МҚБЖ көптеген әдістерді қолданады. Мысалы,
сіздер ақпаратты іздеу шараларын жеке таблицада өңдіре аласыз. Бір команданы
қолдана отырып, жеке бөлікте орналасқан барлық ақпаратты жаңарта аласыз.
Таблицадағы ақпаратты өндеу үшін Microsoft Access SQL деген өте күшті тіл
қолданылады. Оның көмегімен бір немесе бірнеше таблицадан бізге керекті
информацияны ғана белгілей аламыз.
Microsoft Access ортасында есептерді шешу үшін SQL тілін міндетті түрде білу
керек жоқ.
АҚПАРАТТАРДЫ БАСҚАРУ
Текстік құжаттар мен электрондық таблицалар «бір қолданушының» есептерін
шешуге арналған өте қарапайым құрал. Бірақ, олар бірлесіп жұмыс істеу кезіне
қолданылмайды.
Электрондық таблицалар ақпараттың әртүрлі формаларын енгізуге арналған,
бірақ, егер де біз ақпаратты толықтай комплекстік бақылаудан өткізетін болсақ,
онда функциялардың жетіспеушілігі айқын байқалады.
Шағын фирмаларда электрондық таблицалардың счет-фактура шаблоны ғана
қолданылады. Бизнестің үлкеюімен қатар жұмыскерлер қатары да өзгереді, осы
кезде ақпараттар базасының тигізетін әсері мол.
Сондай-ақ электрондық таблица өндірісте де қолданылады, бірақ оның мазмұны
жұмыскерлердің өз жұмыстарының есептерімен шектелуі тиіс. Ал толықтай
бухгалтерлік есеп айырысулар ақпараттар базасында сақталуы қажет.
Бірлесіп жұмыс істеу кезінде ақпарат базасының басқару системасының
арқасында ақпаратты санкционалдық емес енуді қорғай аламыз, соның
нәтижесінде бұл ақпаратты белгілі бір қолданушылар ғана қолданып, оларға
жаңадан енгізулер енгізе алады. Бірлесіп жұмыс істеуге арналған МҚБЖ кез
келген қолданушының бәріне ұқсас ақпаратты өндеуге жол бермейді (ондағы
ақпаратты әркім әртүрлі өзгерте алмайды).
Сіз қандай қолданушыларға немесе қолданушылар топтарына белгілі бір
ақпараттағы объектілерге жұмыс істеуге рұқсат етуіңізді енгізе аласыз.
2.
2.
Access-тің негізгі жұмыс істеу объектілері
Қандай ақпарат сізге керек, ол қалай сақталуы тиіс – осының бәрі ақпаратты
басқару сұрағының басты шешімдері болып табылады.
МҚБЖ да көптеген қосымшаларды кұрастыра аламыз. Олар ақпаратты басқару
және оны өндеуге мүмкіндік беретін арнайы инструменттерден құралған.
Сіздердің есептеріңізді автоматизациялау мақсатында сізге күшті реляциондық
МҚБЖ және қосымшаларды құрастыруға арналған система керек болады.

2.

Көптеген қосымшаларды құрастыру системалары белгілі бір тілді білу қажет
етеді, мысалы Си немесе Xbase тілдері.
Осы программаның көптеген жетістіктеріне қарамастан, сізде белгілі бір
бастапқы білімдер болуы керек.
Microsoft Access жұмыс ең алдымен реляциондық таблицаларды және олардың
шеткі аймақтарын анықтаудан басталады. Осыдан кейін формалар, есептер және
де макростар көмегімен сіз осы ақпараттардың істерін анықтай аласыз.
Төменде Microsoft Access жұмыс істеудің қолайлы жағдайлары келтірілген:
1 жағдай.
Сізде көп жеке файлдар бар, олардың кейбіреулері өте үлкен көлемді қамтиды,
соның нәтижесінде осы факторлардың бәрі ақпаратпен жұмыс істеу процесін
тікелей қиындатады.
2 жағдай.
Сіздер ақпаратты бірнеше әдіспен қолданасыз: белгілі бір счет-фактураларға,
қорытындыларға арналған әдістер. Осы және тағы да басқа әдістерді қарастыру
кезінде сіз ақпаратты жан-жақты қарастыру керексіз.
3 жағдай.
Белгілі бір ақпаратпен бірнеше қызметшілердің жұмыс жасауы. Мысалы,
ақпараттарды енгізу, оны жаңарту және қорытындылау нәтижелерімен әртүрлі
адамдар жұмыс жасайды. Егер электрондық таблицаларға бір ғана қолданушы
өзгерістер енгізе алса, ақпараттар базасында бірнеше адам бір уақытта, бір
таблицамен жұмыс істеп, өзгертулер енгізе алады.
4 жағдай.
Сіздер санкционалдық емес енуден қорғауды қамтамасыздандыру керексіз.
Ақпарат базасының сақталуын және ондағы сандардың енгізілуін қадағалау
керексіз. Себебі, бұл ақпараттарға бірнеше қолданушылар ене алады.
БЕРІЛГЕНДЕР ҚОРЫН БАСҚАРУ
Берілгендер – текстік жұмыс редакторы немесе электронды кестедегі мәні
МҚБЖ-нен ерекшелінеді. Документте текстік процестің көмегімен кестені
қосып оны пайдалануға обработки функционалды шектеу жиынтығы
болып, OLE – көмегімен біз таблица, диаграмма немесе сурет т.б.
қосымшалардан алып жасауымызға болады. Электронды кестеде кейбір
ұяшықта формула мазмұны бар, нәтижесінде берілгендер басқа да ұяшық
шығады. Берілгендер электронды кесте нақты мақсатқа жаратылған, өте қиын
пайдалануы, егер басқа тапсырманы қосса. МҚБЖ – көрінісі әр түрлі құралдар
жұмыс істегенге берілген. Мысалы: көбейтіндіні іздеп жекеленген күрделі
кестеден, сол сияқты байланысып жатқан бірнеше кесте немесе файлдың
көмегімен бір команданың мазмұны мен ерекшеленген өріс немесе бірнеше
жазу. Оқу үшін ауыстыру жасап, процедура енгізіп МҚБЖ функциясын
пайдаланамыз.
Көп жүйеде кең мүмкіндіктер берілген генерация есептің ACCESS-те для
обработки берілген кесте өте мықты тілде пайдаланылады SQL. Берілгендерді
анықтап сапасынан біреуін бірнеше кесте таңдап, шешкенге қажетті нақты
шешім. Бірақ бұны міндетті түрде білу керек емес, SQL. ACCESS бізге керекті
есепті өзі шешеді. Обработка берілген бірнеше кесте ACCESS-те
пайдаланылады және кестемен тығыз байланысты болады.

3.

Есеп (Отчет) құру
Отчет құру, отчеты форм құруға өте ұқсас. Бұл бөлімде мен көп мысалдар
келтіремін, жұмыстың алдында формамен байланысты, одан басқа көптеген
қасиеттерді кейбіреулерін жалпы отчетқа спецификалау. Қысқаша танысып
болғаннан кейін жалпы жобалау отчеты негізін жай отчет берілгендер қорына
құру Entertaiment, бұдан кейін сол сияқты мастердің көмегімен отчет құру.
Бөлшектеніп тұрғанға жай отчет құра аламыз, адым алдымен танысып
техникамен жұмыс істеу. Отчеты құру үшін ең алдымен кестені толтырамыз (2сурет), одан кейін толтырылған кесте бойынша бірнеше сұраныс жасаймыз( 3
сурет), осыдан кейін барып отчет құрамыз (4-сурет).
2 сурет. Кестені толтыру

4.

3
сурет. Сұраныс құру
4 сурет. Отчет құру
11

5.

Мәліметтер базасымен жұмыс істеу режімі
Әдетте мәліметтер базасымен жұмыс істейтіндерді екі категорияға бөлуге
болады:
. 1-категориясы – жобалаушылар. Олардың міндеті тапсырыс берушінің
мақсатына сай мәліметтер базасының кестелерінің құрылымын анықтап беру.
Жобалаушы мәліметтер базасын нақты мәліметтермен толтырмайды.
. 2-категориядағы мәліметтер базасымен жұмыс атқарушылар –
қолданушылар. Олар жобалаушы құрған дайын мәліметтер базасын
толтырумен айналысады.
Осыған сәйкес мәліметтер базасымен жұмыс істеудің екі режімі бар:
біріншісі мәліметтер базасын құрып, оның құрылымын өзгертіп, оның
объектілерін құруға арналған болса, екіншісі дайын мәліметтер базасын
пайдалануға арналған.
Бұл оқулық гуманитарлық және заң мамандарына арналғандықтан, оның
мақсаты оқырманға мәліметтер базасын құруды үйрету емес. Соған
қарамастан біз мәліметтер базасын жобалауды қарастырып кеткенді жөн
көрдік. Жоғарыда айтылған ммаман иелері көбінесе мәліметтер базасын
қолданушы, мәліметтер базасына тапсырыс беруші рөлін атқарады. Бірақ
мәліметтер базасын дайындаудан бұрын жобалаушы мен тапсырыс беруші
оны жан-жақты талқылап, өзара тығыз байланыста болуы қажет. Қазіргі
кезде ақпараттардың толассыз көбеюі салдарынан мәліметтер базасы

6.

технологиясын кез – келген мекеме мен өндіріс орнына пайдалану
қажеттілігі туып отыр. Сондықтан қай саладағы маман иесі болмасын ол ерте
ме, кеш пе, не қолданушы, не тапсырыс беруші болып табылады.
Мәліметтер схемасын даярлау
Тапсырыс берушінің тұтынатын мәліметтерінің негізгі бөлігін анықтап алып,
мәліметтер базасының құрылымын дайындауға кірісеміз. Мәліметтер
базасын оның негізгі объектісі – кестелерінің құрылымын дайындаудан
бастайды.
Жұмыс негізгі өрістер тізімін құрудан басталады (олардың саны жүздеген
өрістерді қамтуы мүмкін).
Әр өріске қандай мәлімет орналасқанына қарай ондағы мәліметтердің типтері
анықталады.
Жалпы тізімдегі өрістерді негізгі кестелерге орналастырады. Егер кестенің
қайсыбір өрісіндегі жазбалар қайталанатын болса, онда бұл кестені екі
бөлікке бөледі.
Әрбір кестеде түйінді өріс белгіленеді. Мұндай өріс ретінде мәліметтері
қайталануы мүмкін емес өріс алынады. Мысалы, студенттер туралы кестеде
мұндай өріс ретінде РНН-нің номерін алуға болады. Егер өрістер тізімінде
мұндай өріс болмаса, оны әдейілеп құруға болады.
Қағаз бен қарындаштың көмегімен кестелер аралығындағы байланысты
сызып
көрсетеді. Мысалы, келесі суретте Отырар кітапханасы мәліметтер базасына
кіретін кестелердің өзара байланысын қарастырайық. Түйінді өрістер бұл
кестелерде майлы қаріппен көрсетілген. Бұл сызба мәліметтер схемасы деп
аталады. Кестелер арасындағы байланыс бірнеше типті болады: бірден

7.

біреуге және бірден көпке. Бір жағында әрқашан да түйінді өріс тұрады
(қайталанбайтын, айрықша мәнді). Көп жағындағы сол өрістің мәні бірнеше
рет қайталанады. Мысалы, Кітап авторлары кестесіндегі Тіркелу нөмірі өрісі
түйінді болып табылады. Өйткені әрбір кітаптің тіркелу нөмірі
қайталанбайды. Ал Студенттер кестесіндегі Тіркелу нөмірі өрісі айрықша
емес, себебі бір студент бірнеше рет сол кітапты алуы мүмкін,соншама рет
сол кітаптың нөмірі тіркеледі.
Мәліметтер схемасын жасаумен мәліметтер базасын құрудың негізгі қағазға
түсірілген сатысы аяқталады. Осы схеманы тапсырыс беруші жобалаушымен
келісіп бекітіп алғаннан кейін барып, мәліметтер базасының электрондық
нұсқасынқұруға кіріседі.